Registru electronic · Aplicație Windows

Documente Manager: registru electronic de documente pentru firme și instituții

Documente Manager este o aplicație desktop pentru Windows, cu server propriu instalat în rețeaua instituției. Reunește toate documentele într-un singur registru, cu drepturi de acces verificate pe server, scanare și OCR, flux de aprobare pentru modificări, alerte înainte de expirarea contractelor și jurnal de audit.

Server propriu, fără cloud
Scanare, PDF multipagină și OCR
Jurnal de audit nemodificabil

Solicită o demonstrație 0740 902 102

Documente Manager – registru electronic de documente cu filtre și căutare — Soluție dezvoltată de BelleSoft

Problema

Problema pe care o rezolvă

Fără un registru comun, documentele unei organizații ajung să trăiască în paralel: în registre pe hârtie, în fișiere Excel ale fiecărui compartiment și în foldere de rețea fără reguli de acces.

Documente scanate împrăștiate prin foldere, văzute uneori de persoane care nu ar trebui să aibă acces.
Nimeni nu știe cine a modificat un document și când.
Contracte care expiră fără ca cineva să fie anunțat la timp.
Timp pierdut la căutarea unui act și informație pierdută odată cu plecarea unui angajat.
Lipsa unei piste de audit la un control sau la o verificare internă.

Soluția

Soluția: un registru electronic comun, cu reguli reale de acces

Documente Manager are două componente. Serverul se instalează o singură dată, pe un calculator sau server din instituție, și păstrează documentele, utilizatorii și jurnalul de audit. Aplicația desktop se instalează pe calculatoarele angajaților și se conectează la server printr-o comunicație criptată HTTPS.

Fiecare utilizator vede exact ce are dreptul să vadă: drepturile sunt verificate pe server la fiecare cerere, nu doar ascunse în interfață. Modificările făcute de operatori trec prin aprobarea managerului, iar fiecare acțiune importantă rămâne în jurnalul de audit. Interfața este nativă Windows, în limba română, cu mod luminos și mod întunecat.

Funcționalități

Funcționalități principale

De la înregistrarea unui act până la controlul intern, într-o singură aplicație.

Registrul de documente

Toate documentele într-un singur tabel, cu căutare după număr, titlu, emitent, categorie, etichete sau conținut, filtre pe categorie, emitent și departament și export CSV pentru Excel.

Niveluri de vizibilitate

Fiecare document este public, ierarhic (la nivel de departament) sau privat, stabilit încă de la înregistrare.

Înregistrare rapidă

Formular cu câmpurile uzuale ale unui registru de intrări-ieșiri: număr, titlu, emitent, categorie, departament, date de emitere și expirare, responsabil de contract și etichete, cu sugestii din nomenclatoare.

Scanare, PDF și OCR

Atașare de fișiere sau scanare directă de la scanerul din birou, cu mai multe pagini combinate automat într-un singur PDF și recunoaștere de text (OCR), ca documentul să poată fi căutat.

Căutare rapidă cu Ctrl+K

Din orice ecran, o singură combinație de taste deschide căutarea universală prin documente și prin secțiunile aplicației.

Flux de aprobare

Modificările și ștergerile făcute de operatori devin cereri către managerul direct, care vede clar ce s-a schimbat și aprobă sau respinge, cu motiv opțional.

Organigramă și utilizatori

Structura ierarhică folosită efectiv pentru drepturi și aprobări, inclusiv raportare matriceală, cu mai mulți manageri pentru aceeași persoană.

Nomenclatoare

Emitenți, categorii, departamente și etichete ținute unitar; la redenumirea unei valori, documentele existente pot fi actualizate automat.

Notificări pe e-mail

Prin serverul de e-mail al instituției (SMTP cu SSL sau STARTTLS): memento înainte de expirarea contractelor, la 30, 15, 10 și 5 zile și în ziua expirării.

Panou de bord

Documentele accesibile, departamentele active, rolul curent, cererile de aprobare în așteptare și activitatea recentă, imediat la deschidere.

Starea serverului și backup

Dimensiunea bazei de date, spațiul liber pe disc, numărul de utilizatori și documente, plus descărcarea unui backup complet cu un singur clic.

Licențiere

Statusul licenței, planul și zilele rămase sunt la vedere, iar o cheie nouă se activează direct din aplicație.

Securitate

Securitate, control intern și conformitate

Drepturile de acces sunt aplicate pe server, iar istoricul acțiunilor nu poate fi șters din aplicație.

Comunicație criptată HTTPS

Tot traficul dintre aplicația desktop și server este criptat, cu autentificare pe bază de utilizator și parolă și sesiune securizată.

Drepturi verificate pe server

Fiecare cerere este verificată pe server, după rol: administrator, manager, operator sau vizualizare.

Parole în Windows Credential Manager

Parolele și sesiunile memorate sunt păstrate în Windows Credential Manager, niciodată în fișiere text.

Jurnal de audit nemodificabil

Data și ora, utilizatorul, acțiunea și documentul vizat, pentru autentificări, creări, modificări, ștergeri și resetări de parolă. Înregistrările nu pot fi șterse din aplicație.

Datele rămân la dumneavoastră

Serverul se instalează în rețeaua proprie: fără abonament cloud și fără transfer de documente către terți. Aplicația funcționează și fără internet.

Backup oricând

Copia de siguranță completă se descarcă direct din aplicație, de către administrator.

Implementare

Cerințe tehnice și punere în funcțiune

Nu necesită licențe de bază de date sau alte produse suplimentare.

1
Instalare server
Serverul se instalează ca serviciu Windows care pornește automat, apoi se importă structura: departamente și utilizatori.
2
Configurare
Se configurează serverul de e-mail și nomenclatoarele: emitenți, categorii, departamente și etichete.
3
Stații și instruire
Aplicația se instalează pe calculatoare, iar instruirea durează de regulă sub o oră pentru utilizatori.
4
Preluarea registrului
La cerere, registrul existent din Excel se preia în aplicație. Actualizările vin ca instalator, fără reconfigurare.

Ce este nevoie

Server: Windows Server sau Windows 10/11, pornit permanent
Câteva sute de MB, plus spațiul pentru documentele atașate
Stații de lucru cu Windows 10 sau Windows 11
Scanerul existent din birou (standard WIA)

Galerie

Capturi din aplicație

Capturi reale din aplicație. Datele operaționale au fost estompate intenționat.

Documente Manager – panou de bord al registrului electronic de documente — Panoul de bord: documente accesibile, documente private, departamente active și cereri în așteptare.

Documente Manager – înregistrare document cu scanare, atașamente și OCR — Fișa documentului: vizibilitate, conținut și atașare prin fișier, scanare sau import de text.

Documente Manager – căutare rapidă Ctrl+K — Căutarea rapidă Ctrl+K, disponibilă din orice ecran.

Documente Manager – flux de aprobare a modificărilor — Cererile de aprobare, cu filtrele În așteptare, Aprobate și Respinse.

Documente Manager – configurare notificări pe e-mail prin SMTP — Configurarea serverului de e-mail (SMTP) pentru notificări automate.

Documente Manager – starea serverului și backup — Starea serverului: bază de date, spațiu pe disc, utilizatori și backup.

Documente Manager – jurnal de audit — Jurnalul de audit: data, utilizatorul, acțiunea și entitatea vizată.

Întrebări frecvente

Documente Manager funcționează fără internet?

Da. Serverul rulează în rețeaua locală a instituției, iar aplicația desktop se conectează la el. Nu este nevoie de cloud și nici de abonament.

Putem prelua registrul pe care îl avem în Excel?

Da. Preluarea registrului existent din Excel se poate face la cerere, în etapa de implementare.

Ce scaner este necesar?

Se folosește direct scanerul existent din birou, compatibil cu standardul WIA, fără programe suplimentare.

Cine poate modifica documentele?

Administratorii și managerii, conform rolului. Operatorii pot înregistra documente, dar modificările și ștergerile lor devin cereri care trebuie aprobate de manager.