Registratură electronică · Instituții publice

Platformă de registratură electronică pentru instituții publice și companii

O platformă care înlocuiește registrele pe hârtie și tabelele Excel ținute separat: un registru unic pentru documentele de intrare, ieșire și flux intern, cu termene, repartizări, rapoarte și jurnal de audit. Conducerea vede oricând ce s-a înregistrat, ce este în lucru și ce a depășit termenul.

Număr de înregistrare automat
Termene și documente urgente
Rapoarte Excel și PDF

Solicită o demonstrație 0740 902 102

Registratură electronică – panou principal cu ultimele documente înregistrate — Soluție dezvoltată de BelleSoft

Problema

Problema: registre împrăștiate și termene scăpate

În multe instituții, registratura înseamnă încă un registru fizic, tabele ținute separat de fiecare compartiment și e-mailuri de urmărire. Informația există, dar nu se află nicăieri la un loc.

Numerele de înregistrare se alocă manual, cu risc de dubluri sau de goluri.
Nu se vede ușor ce documente au termen și care l-au depășit deja.
Istoricul unui document (cui a fost repartizat, ce s-a schimbat, ce atașamente are) se reconstituie greu.
Rapoartele pentru conducere sau pentru control se fac de mână, la fiecare solicitare.

Soluția

Soluția: un registru unic, cu termene și trasabilitate

Platforma adună toate documentele într-un singur registru electronic, cu număr de înregistrare alocat automat pentru intrări și ieșiri. Fiecare document are emitent sau destinatar, număr și dată externă, conținut, termen, compartiment responsabil, destinatar intern și atașamente.

Pe lângă registrul complet, platforma separă automat documentele urgente, cu termen depășit, și pe cele aflate în lucru, ca nimic important să nu se piardă în listă. Pentru conducere, rapoartele și statisticile se generează în câteva clicuri și se exportă în Excel sau PDF.

Funcționalități

Funcționalități principale

Tot fluxul registraturii, de la înregistrare până la raportare.

Panou principal

Ultimele documente înregistrate, repartizările proprii și indicatori pentru activitatea lunară, cu acces direct la intrare nouă, ieșire nouă și registru.

Registru de intrări-ieșiri

Lista centrală cu numere, date, status, atașamente și operațiuni, cu filtre după perioadă, direcție, emitent, destinatar, conținut și an. Coloanele se pot personaliza.

Număr de înregistrare automat

Documentele de intrare și de ieșire primesc automat următorul număr din registratura generală, cu sau fără termen de soluționare.

Documente urgente

Documentele cu termen depășit sunt separate automat, ca managementul să vadă imediat riscurile operaționale.

Documente în lucru

Toate documentele active și nefinalizate, utile pentru urmărirea încărcării pe compartimente.

Rapoarte și exporturi

Registru anual, registru de intrări, registru de ieșiri și rapoarte filtrate după an, direcție, compartiment, stare și perioadă, exportate în Excel sau PDF.

Statistici

Volumul de intrări și ieșiri pe luni și pe an, cu indicatori vizuali pentru activitate și planificarea resurselor.

Compartimente și tipuri de documente

Structura instituției, cu niveluri ierarhice, și nomenclatorul tipurilor de acte, cu coduri interne, direcție și status.

Utilizatori și roluri

Conturi cu acces pe compartimente și o separare clară între consultare, editare și administrare.

Securitate

Trasabilitate, control și siguranța datelor

Fiecare document are un istoric, iar fiecare acțiune importantă lasă o urmă.

Jurnal de audit

Acțiunile importante din sistem sunt înregistrate și pot fi filtrate după utilizator, perioadă și tip de acțiune, util la verificări interne și audit.

Istoric pe document

Repartizările, schimbările de status, atașamentele și modificările rămân în istoricul fiecărui document.

Drepturi pe roluri

Administratorii și operatorii au drepturi diferite, iar accesul utilizatorilor poate fi limitat pe compartimente.

Datele în rețeaua proprie

Platforma funcționează în rețeaua internă a instituției, cu locațiile de stocare stabilite de administrator.

Export și import al bazei de date

Baza de date se exportă și se importă direct din setările serverului, pentru siguranță operațională.

Clasificare unitară

Tipurile de documente și compartimentele standardizate fac registrul ușor de filtrat, de raportat și de verificat.

Implementare

Implementare și administrare

Platforma poate rula local, pe un singur calculator, sau ca server în rețeaua internă a instituției.

1
Analiză și configurare
Stabilim împreună compartimentele, tipurile de documente și utilizatorii, după structura reală a instituției.
2
Instalare în rețeaua internă
Platforma se instalează pe un server propriu, iar administratorul configurează locațiile de stocare.
3
Instruire
Registratura și compartimentele sunt instruite pe fluxul zilnic: înregistrare, repartizare, termene și rapoarte.
4
Suport și dezvoltare
Rămânem alături pentru mentenanță și pentru funcționalități specifice, la cerere.

Administrare tehnică simplificată

Setări de server pentru funcționarea în rețeaua internă
Export și import al bazei de date dintr-un singur ecran
Configurarea locațiilor și a opțiunilor de stocare

Galerie

Capturi din platformă

Capturi reale din platformă. Datele operaționale au fost estompate.

Registratură electronică – registru general de documente cu filtre — Registrul general, cu filtre după număr, dată, emitent, conținut și an.

Registratură electronică – înregistrare document de intrare cu număr automat — Înregistrarea unui document de intrare, cu număr alocat automat.

Registratură electronică – documente urgente cu termen depășit — Documentele urgente, cu termen depășit, separate automat.

Registratură electronică – rapoarte cu export Excel și PDF — Rapoarte pe an, direcție și perioadă, cu export în Excel și PDF.

Registratură electronică – nomenclator tipuri de documente — Nomenclatorul tipurilor de documente, cu cod, direcție și status.

Întrebări frecvente

Pentru cine este potrivită platforma de registratură?

Pentru instituții publice și companii care au un flux constant de documente de intrare și ieșire și vor un registru unic, cu termene, repartizări și rapoarte.

Se pot exporta rapoartele?

Da, în Excel și PDF, filtrate după an, direcție, compartiment, stare sau perioadă.

Cum vedem cine a modificat un document?

Din jurnalul de audit și din istoricul documentului, unde se păstrează repartizările, schimbările de status și atașamentele.

Poate fi adaptată platforma fluxurilor noastre?

Da. Compartimentele, tipurile de documente și drepturile utilizatorilor se configurează, iar pentru cerințe specifice dezvoltăm funcționalități la comandă.